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OS PRINCIPAIS CONTROLES QUE UMA PEQUENA EMPRESA DEVE TER 

Toda empresa precisa ter controle de suas movimentações passadas, ações do presente e previsão do que virá pela frente, independente do tamanho e do estágio do empreendimento. Os controles de uma pequena empresa e de uma grande serão diferentes pela complexidade e pela quantidade, dado o maior número de pessoas capacitadas trabalhando dia a dia para atingir os objetivos estabelecidos. No entanto, o objetivo dos controles será o mesmo: controlar os custos e direcionar a empresa pelo caminho planejado.

Controles Essenciais

Podemos listar os seguintes controles como os principais e que nenhuma empresa deve deixar de fazer:

• Registro de entrada e saída de dinheiro na data do acontecimento

• Registro da saída de venda e entrada de previsão de compra

• Previsão do orçamento anual de acordo com as expectativas e necessidades

• Registro da entrada e saída de mercadorias

Controles Derivados

Outros controles derivam desses principais:

• Controle de clientes para gerenciar receitas

• Controle de compras para manter o estoque

• Controle de empregados para prever despesas

Manutenção e Análise dos Controles

Ter os controles, por si só, não garante o bom desempenho da empresa. Mantê-los atualizados, revisar e analisar os resultados é essencial para verificar se as ações e movimentações estão contribuindo para alcançar os objetivos estabelecidos. Isso deve ser um compromisso constante na agenda dos gestores.

Conciliação entre Realidade e Registros

Outro procedimento muito importante é a conciliação entre a realidade e os registros. Quanto mais gatilhos o controle tiver para que as diferenças sejam corrigidas o mais cedo possível, menor será o trabalho para identificar as divergências e mais assertiva será a previsão das despesas e receitas. No controle de entrada e saída pelo banco, o saldo do sistema deve ser conciliado diariamente com o extrato bancário, e o mesmo vale para o caixa. Estabeleça períodos para contar o estoque e conciliar com os registros. Refaça a análise das previsões de vendas com base no histórico em períodos curtos, considerando os ciclos de vendas.

Necessidades Específicas de Controle

Cada empresa tem uma necessidade específica de controle. Algumas precisarão de controles de estoque com ciclos muito curtos, outras mais longos. Algumas controlarão as despesas por centro de custo de produto devido à atividade ramificada, enquanto outras, com atividade única, não terão essa necessidade. Algumas farão controle de empregados por produtividade e outras pelo local.

Conclusão

De qualquer forma, controles são necessários se o empreendedor ou o gestor quiser garantir a longevidade e crescimento contínuo da empresa, sejam eles de alta ou baixa complexidade.

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CONTABILIDADE NAS PEQUENAS EMPRESAS

O pequeno empresário geralmente vê o escritório contábil como um prestador de serviços que calcula os impostos no final do mês, faz declarações que muitas vezes nem entende, e calcula a folha de pagamento, questionando os dados apenas quando há um aumento abrupto no valor ou quando um empregado reclama que recebeu menos do que deveria. Não é culpa dos empresários que essa cultura ainda faça parte do dia a dia. Devido ao alto número de impostos e obrigações acessórias no país, a contabilidade se limita a garantir que o empresário cumpra suas obrigações e evite multas.

A Contabilidade Além das Obrigações Acessórias

Porém, o contador pode oferecer mais do que apenas o cumprimento de obrigações acessórias. Ele pode ser uma fonte de informações sobre a saúde financeira da empresa, mostrar como a empresa está se comportando e qual é o quadro atual do último fechamento do mês.

Superando a Desinformação

Como o pequeno empresário pode obter informações úteis da contabilidade se não entende bem o que o escritório faz? O primeiro passo é superar o pensamento de que o escritório contábil serve apenas para fornecer informações ao governo. Em seguida, é fundamental enviar toda a movimentação da empresa para o contador. Não espere que o contador peça ou adivinhe que a empresa fez um empréstimo, um investimento, firmou um contrato de venda de longo prazo, etc.

Benefícios de um Controle Completo

Com todas as informações em mãos, sem omissão de receitas e despesas, o pequeno empresário poderá saber:

• O custo real da empresa

• A capacidade de pagamento no momento

• O ritmo de crescimento das contas contábeis mais relevantes

• Se a empresa está trabalhando com lucro ou prejuízo

Evitando Confusões Perigosas

Pequenos empresários tendem a confundir sobra de caixa de curto prazo e receita em crescimento com o sucesso da empresa. Isso pode ser perigoso para a vitalidade do negócio, pois despesas de longo prazo podem mascarar resultados negativos no curto prazo. Para evitar isso, analisar despesas e receitas por competência é uma necessidade que a contabilidade pode suprir facilmente, desde que empresário e contador trabalhem juntos.

Conclusão

Portanto, exija documentos de entrada e saída, faça contratos, colete recibos, envie tudo para a contabilidade e converse com o contador. Cobre fechamentos, análises e ajude nas interpretações para que o valor dos honorários não seja apenas mais uma obrigação paga ao governo, mesmo que indiretamente.

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SAIBA O QUE É NECESSÁRIO 

Ao abrir uma empresa ou à medida que ela cresce, é comum delegarmos atividades de suma importância para outros profissionais, confiando que, por ser de competência deles, tudo será feito corretamente e da melhor forma possível. No entanto, é responsabilidade do gestor da empresa saber, além do que está acontecendo, por que está sendo feito desta e não de outra maneira.

Responsabilidades Empresariais

Toda empresa tem responsabilidades tributárias, trabalhistas e sociais. Essas responsabilidades exigem uma série de procedimentos que geram custos se feitos de uma maneira e custos ainda maiores se não executados corretamente. Não é responsabilidade do gestor executar esses procedimentos — para isso existem profissionais especializados. Contudo, não saber por que a empresa optou por A e não B é, no mínimo, negligência por parte da diretoria.

Revisão e Planejamento Anual

Pelo menos uma vez ao ano, o gestor deve revisar e planejar as ações, metas e cenários previstos para os períodos seguintes. Nesse momento, é crucial conversar com os profissionais das principais áreas para entender como a empresa está, quais são as exigências e se há possibilidade de melhorias em termos de redução de custos, aprimoramento da gestão e outros aspectos que abrangem todas as áreas da empresa, seguindo o ciclo completo do negócio.

Engajamento dos Profissionais

A aproximação e o interesse do gestor pelos assuntos cruciais da empresa incentivam os profissionais a se engajarem mais no estudo de melhorias e na análise do próprio trabalho no dia a dia. Isso ocorre porque eles desejam ser bem vistos e recompensados pela empresa, seja como empregados ou terceirizados.

Adaptação às Mudanças

As leis estão em constante mudança, seja para onerar, seja para beneficiar tanto o empresário quanto o trabalhador. Além das leis, o comportamento do mercado, as tecnologias dos fornecedores, as necessidades dos colaboradores e os desejos dos próprios sócios das empresas também mudam. Estar ciente de como todas as engrenagens funcionam e se estão trabalhando da melhor forma possível diferencia um gestor bom de um excelente.

Conhecimento Geral e Atualizado

O conhecimento geral atualizado da própria empresa dá ao gestor as ferramentas necessárias para conduzi-la da melhor forma, dentro dos rigores éticos e legais, independentemente do momento em que a empresa se encontra.

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  PROCEDIMENTOS DEMONSTRAM PROFISSIONALIZAÇÃO DA EMPRESA!

Burocracia e Organização

Quando o assunto é burocracia, muitos pensam em pilhas de papéis e regras intermináveis que atrapalham o dia a dia. E essas pessoas não estão erradas, pois vivemos em um país culturalmente burocrático. Agora, imagine uma empresa onde a pessoa que te atende está cercada de papéis de diversos assuntos, não sabe o que fazer e nem por onde começar. Para atender à sua solicitação, diz que vai anotar e depois ver como pode ajudar. Esta empresa carece de procedimentos, o que leva a outro item muito importante: a organização.

Procedimentos e Disciplina

Procedimentos e organização andam lado a lado, e não é impossível implantá-los. A dificuldade está na disciplina em seguir os procedimentos estabelecidos e melhorá-los sempre que possível. O primeiro passo rumo à profissionalização do trabalho em uma pequena empresa é desenhar o fluxo de trabalho, ou seja, mapear desde como o produto ou serviço é solicitado pelo cliente até o momento em que ele é entregue.

Estabelecendo Normas

Com o mapeamento em mãos, será possível estabelecer normas de conduta, procedimentos de despachos, lançamentos e arquivamentos. Também será possível identificar gargalos onde a empresa tem dificuldades e necessita de mais atenção ou alocação de mão de obra, bem como outras áreas que demandam muito tempo e que podem ser otimizadas ou eliminadas para reduzir custos.

Colocando em Prática

Após determinar as regras e a forma como cada etapa deve ser realizada, é hora de colocá-las em prática por um período de teste. Esse teste permitirá ajustes que melhorarão o fluxo das informações e o ambiente de trabalho. Com procedimentos alinhados e contínuos, dificilmente se verá uma mesa abarrotada de papéis, com tarefas esquecidas e acumuladas. As tarefas serão realizadas conforme chegam, sejam emergenciais ou não.

Continuidade do Fluxo de Trabalho

É muito importante que os procedimentos sejam redigidos e disponibilizados para que, na ausência de um profissional, o fluxo de trabalho continue normalmente, sem depender do retorno do responsável para que o processo volte a funcionar. A implantação de processos administrativos deve nascer com a empresa e ser aprimorada no dia a dia. Caso contrário, a empresa enfrentará problemas para levar informações de ponta a ponta, resultando em custos e despesas desnecessárias, perdas de vendas e uma imagem negativa no mercado.

Conclusão

Portanto, investir em procedimentos organizacionais desde o início é essencial para o sucesso e a eficiência de qualquer empresa. Com disciplina e melhorias contínuas, é possível transformar um ambiente caótico em um sistema funcional e produtivo, que atende às necessidades dos clientes de maneira ágil e eficaz.

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Aceite os Custos da Sua Empresa!

Já parou para pensar como uma empresa funciona? Como tudo se inicia e termina? As pessoas e ferramentas necessárias para que tudo não pare e a empresa "morra" de um infarto? Se pensarmos que quando um cliente entra em contato com o seu vendedor e por cinco minutos faz um pedido, nesses cinco minutos você teve que pagar a mão de obra do seu vendedor, a energia elétrica que ele utilizou enquanto o atendia em sua sala, o desgaste do computador que o vendedor utilizou para acessar as informações, o provedor de internet para manter o seu sistema integrado, o serviço de faxina para que o seu vendedor trabalhe em um lugar adequado (mesmo por aqueles cinco minutos) e outros custos que demandariam muito de um único parágrafo para exemplificar, teremos uma ideia de como os custos acontecem, mesmo que implícitos.

Agora, quantos dos custos podemos integrar ao produto desde que o vendedor desligou o telefone e inseriu o pedido no sistema até que o produto chegue às mãos do cliente? Com certeza serão muitos: custos tributários, fiscais, trabalhistas, operacionais e, por que não, o lucro que o(s) sócio(s) esperam obter na venda de cada produto.

Quando vamos iniciar um negócio, devemos aceitar que para produzir, vender ou ofertar um serviço, teremos custos, e será utópico, o que acontece muito, dizer: "Não preciso considerar isso ou aquilo, pois o valor é muito baixo. Não preciso controlar tais custos, o produto é muito bom e se paga, etc." Não é raro um pequeno empresário dizer: "Meu aluguel é muito caro, meu frete está um absurdo, os impostos comem todo o meu lucro, meu empregado não pensa nos gastos que eu tenho." Mas, se esses custos estão embutidos no produto, o lucro não deveria ser uma certeza? (falo aqui de custo unitário do produto, não considerando o faturamento total da empresa, que dependerá de outros fatores). Se eu não considero o aluguel no meu custo, é óbvio que ele será muito elevado; se não considero os impostos, com toda certeza, reduzirá a margem de lucro; se não repassar o custo do frete corretamente, não poderá ter lucro; se não considerar os direitos trabalhistas do empregado, é óbvio que ele será um fardo no negócio.

Então, a "culpa" pelos custos não estarem sendo cobertos pelo preço de venda é do empregado? É do proprietário do prédio? É do governo? De modo algum. É do próprio empresário que não considera o custo do ciclo completo do seu produto.

Muitos pequenos empresários dizem que, se considerarem todos os custos para o preço de venda, ele ficará muito alto. Bom, isso já é administração dos custos. Primeiro, precisamos considerá-los e inseri-los nos cálculos. Se temos um preço final, então o administrador deverá estudar formas de reduzir o tempo de produção, a mão de obra necessária, negociar aluguel, revisar a estrutura tributária, etc.; afinal, essa é ou não a função do administrador, empreendedor ou responsável pelo negócio? Mas jamais desconsiderar um custo, imaginando que ele não existirá pelo simples fato de que não o quero lá.

Portanto, monte controles, revise dados e resultados, estude metodologias administrativas e financeiras para administrar o negócio e não espere que a empresa cresça desordenadamente para depois pensar como ela deve ser administrada. A cultura da boa administração deve nascer junto com a empresa e ser uma prática implícita para atrair profissionais com a mesma visão, formação e experiência.

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O NASCIMENTO DO EMPRESÁRIO E DA EMPRESA

  O desejo por algo melhor ou por mudanças é o grande motor que desperta o empresário dentro de cada um de nós, seja naturalmente empreendedor ou alguém em busca de independência financeira.

Antes de transformar esse desejo em realidade, começamos a sonhar com o reconhecimento da sociedade, os benefícios de seguir nossos próprios passos, e a realização de uma missão pessoal. Ser empresário oferece inúmeros pontos positivos e a chance de impactar positivamente o mundo ao nosso redor.

Depois, enfrentamos duas opções: podemos pesquisar e planejar meticulosamente antes de agir, ou podemos mergulhar diretamente na execução sem verificar a viabilidade. Ambos os caminhos têm seus desafios, e o fracasso é uma possibilidade real. Empreender é lidar diariamente com a incerteza, mas o preparo prévio reduzirá as perdas financeiras e nos manterá emocionalmente resilientes diante das adversidades.

Optar pelo caminho mais seguro significa buscar apoio profissional na formação do plano de negócios, na análise de mercado e nos aspectos legais. Essa estratégia é fundamental para garantir que a empresa nasça forte e seja capaz de navegar pelas turbulências dos primeiros anos. Um empresário bem-sucedido não está sozinho; ele colabora com clientes, funcionários, fornecedores e parceiros de serviço.

Embora possamos inicialmente sonhar apenas com os frutos do sucesso e o crescimento de nossa conta bancária, é essencial lembrar que o verdadeiro desafio do empreendedorismo está na gestão de relacionamentos e na capacidade de criar conexões significativas.

O nascimento do empresário dentro de nós é como o nascimento de uma criança: um momento de pureza e potencial ilimitado. Cabe a nós, como seus criadores, educá-la e prepará-la para enfrentar os desafios com sabedoria e determinação.

Por fim, o sucesso ou fracasso da empresa não depende apenas das condições de mercado ou de fatores externos; depende principalmente de nossa preparação, visão e comprometimento. Como pais atentos, estamos sempre presentes para orientar, aconselhar e intervir quando necessário.

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